Istnieje tylko jeden środek zaradczy, by uniknąć niepotrzebnych konfliktów między pracodawcą a pracownikiem na tle mediów społecznościowych. Nie trzeba psychologicznych sztuczek, to co jest potrzebne, to proste, jasno określone zasady, które mają regulować posługiwanie się np. Facebookiem przez pracowników w godzinach pracy.

Zasady posługiwania się social media w firmie - po co to?

Na pierwszy rzut oka stworzenie zasad posługiwania się mediami społecznościowymi w firmie wydaje się być zadaniem dość karkołomnym. Z drugiej strony odkładanie tego problemu na później owocuje rosnącymi konfliktami. Szczególnym przykładem jest sytuacja opisana w artykule: "Oddaj Twittera, albo podamy cię do sądu".

Stworzenie czegoś w rodzaju regulaminu wyznacza granice, pozwala odnaleźć się i efektywniej pracować, jednocześnie ogranicza konflikty.

Celem jest pogodzenie interesu pracodawcy z interesem pracownika. Znalezienie tych granic, które są dla obu stron akceptowalne.

Kto powinien stworzyć takie zasady?

Na pewno musi to być osoba obiektywna, która nie będzie miała interesu opowiedzieć się po którejkolwiek ze stron.

Jednocześnie taka osoba musi cały czas pamiętać o celu istnienia firmy. Stworzenie takiego regulaminu musi być jednym z elementów, które pomagają w realizowaniu tego, nadrzędnego celu.

Tworzymy regulamin

• Rozpoznanie

Pierwsza i najważniejsza czynność przy tworzeniu regulaminu posługiwania się mediami społecznościowymi to dokładne sprawdzenie, jak obecnie wygląda sytuacja, czego oczekuje pracodawca, a czego pracownicy.

Tworząc regulamin musimy wiedzieć, gdzie może pojawić się kompromis i gdzie nie ma o nim mowy.

Powinniśmy zacząć od anonimowych ankiet wśród pracowników. Dowiedzieć się, do czego wykorzystują pracownicy media społecznościowe i szacunkowo ile czasu na nie poświęcają. Oczywiście nie możemy zakładać, że odpowiedzi będą w 80, ani nawet w 60% prawdziwe. „Prawdziwe” dane moglibyśmy uzyskać tylko i wyłącznie z logów na firmowym firewallu, jeżeli firma taki posiada:)

Nie o to jednak chodzi - dane z ankiet ważne są z innego względu - stanowią rodzaj zbiorowej propozycji ze strony pracowników i już w nich jest zawarty element kompromisu.

Każdemu z pytań przypisujemy wagi, byśmy wiedzieli, które z postulatów możemy poświęcić, a które są szczególnie istotne.

Teraz należy poznać zdanie drugiej strony, czyli pracodawcy. Co sądzi o posługiwaniu się przez pracowników mediami społecznościowymi podczas pracy i w jakim stopniu jest to dla niego akceptowalne.

• Porównujemy dane

Ok, mamy już w rękach obie propozycje. Teraz czas je porównać i wyciągnąć wnioski.

W idealnym przypadku jedne oczekiwania pokrywają się z drugimi - nie wierzę jednak, by coś takiego komukolwiek i kiedykolwiek się przydarzyło:)

W zestawieniu wyników ankiet oraz stworzeniu zasad, które miałaby szanse akceptacji przez obie strony bardzo pomogą nam ustalone wcześniej wagi.

Gdy mamy już przygotowane najbardziej umiarkowane obustronnie stanowisko i uzyskamy jego akceptację możemy zabrać się do spisania zasad.

• Prezentacja

Wydawałoby się, że napisanie i opublikowanie wystarczy. Nic bardziej mylnego;)

Do tych zasad trzeba jeszcze wszystkich niezadowolonych przekonać i jasno wytłumaczyć, do czego w ten sposób stworzony regulamin ma służyć i co wszystkim da.

Na koniec sesja z pytaniami i jeżeli nie uda się na wszystkie odpowiedzieć, musimy mieć je spisane, by później zamieścić w dodatkowym FAQ.

Efekty?

Cokolwiek robimy powinno mieć jakiś skutek. Tak samo i w przypadku regulaminu posługiwania się mediami społecznościowymi.

Pierwszym i najważniejszym powinno być rozładowanie napięć na linii pracodawca(przełożeni) - pracownicy. Gdy są już jasno ustalone zasady gry pracodawcy mogą wymagać ich przestrzegania. Te same zasady nie pozwolą odbierać pracownikom dodatkowej motywacji płynącej z dostępu np. do Facebooka.

W ostatecznym rozrachunku wszystkim wyjdzie na zdrowie godzina spędzona na pogaduchach ze znajomymi, czy zdobywaniu kolejnych „osiągnięć” w Magic Land, ponieważ kolejne 7 godzin będzie bardziej efektywnych.